BE THE REASON SOMEONE SMILES TODAY!
Notulen 2020
Eerste vergadering:
​
Nijkerk, 15 Maart 2020
Notulen stichting
Christians 4 children
Aanwezig:
Jonathan Floor, penningmeester
Martijn Schoonhoven, voorzitter
Ayla van der Pols, secretaris
Opening
De penningmeester opent de bijeenkomst met het delen van de stukken die hij al heeft.
De officiële statuten worden opgemaakt door het notariskantoor, dit zal 15 werkdagen duren, dan zal de stichting officieel starten.
Belangrijkste pijler voor de stichting is,
‘foundation where God reigns’
Doelstellingen zijn:
-
Communes opbouwen
-
Voorzien in schoolbenodigheden
-
Waterput, kerkgebouw/school
Subdoelstellingen zijn:
-
Ondersteuning bieden in onderwijs
-
Persoonlijke zorg
Het is de bedoeling alles zo veel mogelijk in eigen handen te houden.
Strategisch plan is:
Vanuit Nederland de stichting opzetten, sponsoren en subsidies vinden.
Tip van de voorzitter: advies vragen aan andere stichtingen wat de tips en tricks zijn.
De penningmeester is/gaat opzoek naar sponsoren en subsidies.
Visie
-
Bewegen vanuit chistelijk oogpunt.
-
Kinderen en daklozen in Derde Wereldlanden onderdak, voedsel en christelijk onderwijs verschaffen.
-
Marktomvang
De penningmeester zal de visie opsturen aan de rest van de bestuursleden zodat daar een plan van aanpak en verdere acties aan gekoppeld kan worden.
Diensten die we willen aanleveren:
-
hoofddoel: opbouwen van dorpen en onderdak creëren
-
sponsoren van projecten ter plekke
-
schoolartikelen, schoenen, uniformen uitdelen
-
ondersteuning bieden in onderwijs en sport
-
het ondersteunen van lokale kerken
-
onderwijzen in zelfvoorziening/ondernemen
-
bouwen aan de toekomst van de kinderen/personen (niet alleen financieel)
​
Wanneer is de stichting zover om de activiteiten te promoten op verschillende plekken?
-
Het is van belang eerst alle zaken rondom het oprichten van de stichting te regelen, met een duidelijke basis en missie. Hierna kunnen we de stichting beter promoten en presenteren.
Is het de bedoeling dat er alleen financiën worden geleverd of ook fysiek werk?
-
Het is de bedoeling dat de voorzieningen in samenwerking met andere stichtingen gebouwd worden.
-
Naast financiële ondersteuning levert de stichting ook persoonlijk support.
Het Logo
De drie kleuren groen, geel en rood zijn naast de favoriete kleuren van Jonathan ook de meest gebruikte kleuren van Afrikaanse vlaggen.
Een arend staat voor op grotere hoogtes vliegen.
Sluiting
-
Financieel moet alles nog even uitgezocht worden maar ons doel is eerst de visie uit te werken zodat we dit ook goed kunnen presenteren bij sponsors.
-
We spreken af om komende bijeenkomsten op zondag na de kerkdienst te houden.
-
Vanwege de coronacrisis is de bijeenkomst voor de volmacht in verband met de stichting even uitgesteld.
Agendapunten voor de volgende keer:
-
Visie duidelijk
-
Duidelijke agenda voorbereiden
-
Binnen welke termijnen willen we onze doelstellingen verwezenlijken?
​
Tweede vergadering:
​
Leusden, 19 april 2020
Notulen stichting
Christians 4 children
Aanwezig:
Jonathan Floor, penningmeester
Martijn schoonhoven, voorzitter
Ayla van der Pols, secretaris
Opening
De voorzitter opent de vergadering met een kleine evaluatie van het bezoek aan de notaris.
Notulen zijn doorgenomen en goedgekeurd.
Doorspreken ingekomen stukken
De orginele papieren van de notaris gaan naar de penningmeester, de rest van het bestuur heeft toegang tot de papieren via de inlog site van de notaris.
De penningmeester heeft alles aangevraagt bij de Kamer van Koophandel en gaat een zakelijke bankrekening aanvragen.
Doornemen agendapunten
-
Visie: is deze duidelijk?
Na het bespreken van de visie en het beleidsplan is er besloten dat op 5 mei
de penningmeester en de voorzitter samen gaan werken aan het plan en visie.
Als dat staat kunnen we verder bouwen op dit fundament.
-
Subsidies en sponsoringen
De penningmeester heeft een bedrijf/organisatie in Emmeloord gevonden waar hij een gesprek mee aangaat over welke subsidies we als stichting kunnen krijgen.
Qua sponsoren is het plan dat via sponsoracties op scholen aan te pakken en misschien ook via de kerk en kinderdienst.
Verder hebben we nu al een inflow van wat financiële steun.
-
Termijnen: wanneer willen we wat bereiken?
Eerst moet er een duidelijk beleidsplan opgesteld worden, willen we verder kunnen bouwen.
Ook speelt mee dat door de corona crisis de respons van bedrijven langer op zich laat wachten, waardoor dit meer tijd kost.
De doelstelling is om per juli 2020 het fundament voor de stichting te hebben neergelegd.
Toevoegingen voor de stichting
-
De voorzitter gaf nogmaals de tip contact te leggen met een stichting die ook werkt met het soort visie dat C4C heeft, zodat we het wiel niet nogmaals hoeven uit te vinden.
-
De secretaris gaf aan in onze eigen kerk met de kinderen wat te ondernemen in vorm van een spaarpotje of iets dergelijks.
-
De penningmeester wilde graag het gesprek met de voorganger aan gaan wat de kerk voor de stichting kan betekenen.
​
Rondvraag
Het is voor het bestuur belangrijk te bespreken wat de sterke en zwakke punten zijn van de leden, om elkaar te kunnen ondersteunen en opbouwen waar dat nodig is.
Volgende vergaderdatum
De volgende vergadering is op 17 mei, deze zal plaats vinden in Leusden.
Sluiting
-
De penningmeester gaat ervoor zorgen dat de notulen op de website komen.
-
In de komende tijd komt er een gesprek/kennismaking met de contactpersoon in Kenia
-
Bij het noteren van het beleidsplan wordt er even gebeld naar de secretaris voor het doorspreken.
-
Bij het bespreken en noteren van doelen in de plannen voor de stichting willen we bepaalde dingen, bijvoorbeeld visie en punten waar we voor staan, duidelijk hebben. Maar daarnaast ons niet vastpinnen aan datums of beloftes waar we misschien ons in de toekomst niet strak aan kunnen houden.
Dit om misverstanden of verkeerde communicatie te voorkomen naar de sponsoren.
We sluiten af met gebed en zegen voor de stichting.
Agendapunten volgende keer
-
Bespreken beleidsplan
-
Vaststellen gesprek contactpersoon in Kenia
-
Is alles rond voor juni?
​
Derde Vergadering:
​
Leusden 17 mei 2020
Notulen stichting
Christians 4 children
​
Aanwezig:
Jonathan Floor, penningmeester
Martijn Schoonhoven, voorzitter
Ayla van der Pols, secretaris
Opening
De opening wordt geleid door de voorzitter met een beeld over de bouwer die zijn huis op zand of steen bouwt.
Omdat wij bouwen aan een vast fundament, dus bouwen op steen, is de stichting bestand tegen stormen. Ook wat we opbouwen in Afrika.
Jezus is onze vaste rots, onze bron.
Vaststellen van de agenda.
Een aantal punten worden extra toegevoegd.
Vaststellen Notulen 19 April.
Aangepaste notulen worden verzonden naar de penningmeester voor het plaatsen op de website.
In de toekomst komt er een kleine controle op grammatica i.v.m. dyslexie.
De notulen zijn goedgekeurd.
Ingekomen stukken
-
De KvK
Stukken zijn ontvangen, officiële stukken heeft de penningmeester.
-
Bankrekeningnummer en betaalpas
Rekening is geopend, staat nu op naam van de penningmeester, wordt later op naam van de stichting gezet.
-
Financieel plan
De penningmeester blikt vooruit in het beleidsplan. Hier en daar moeten/kunnen bepaalde verwachtingen van inkomstenbronnen gewijzigd worden.
-
Contact/brief contactpersoon Kenia
Er is inmiddels mailcontact met de contactpersoon over plannen en het financieel plan omtrent het dorp voor de weeskinderen in Kenia.
Belcontact staat gepland voor in de volgende vergadering.
-
Belastingdienst
Penningmeester heeft contact gehad en heeft de papieren.
De stichting heeft geen loonheffing of belastingplicht en hoeft geen aangifte te doen.
-
Beleidsplan
Is door allen doorgenomen.
Aanvullingen zijn businessmodel en inkomstenbronnen.
Maandelijks inkomsten zijn gemarkeerd.
Beleidsplan staat vast en is goedgekeurd.
-
Aanvraag subsidie
Na meerdere pogingen tevergeefs contact te krijgen met het subsidiebureau is de conclusie van het bestuur een ander bureau te zoeken.
De penningmeester zal deze taak op zich nemen.
Mededelingen
-
Het vaststellen van de vakanties, in deze periode stellen we een rust periode in.
Dit wordt van 16 juli tot 17 augustus.
-
Voor allen geldt dat er doordeweeks zoveel mogelijk aan taken wordt gewerkt en de weekenden vrij worden gehouden.
-
De inloggegevens van het e-mailaccount van de stichting blijven in handen van de penningmeester, hij is het aanspreekpunt. Belangrijke e-mails worden doorgestuurd.
Vergaderpunten
Vooruitblik 2e helft jaar 1 september- 31 december
-
Plan van aanpak
-
​
-
De penningmeester maakt een plan van aanpak voor kleding, media, website, bronnen aanspreken.
-
Investeren in drukmachine om kosten te drukken.
Voorzitter
-
Maakt plan van aanpak connecties met stichtingen.
Secretaris
-
Agenda’s in de gaten houden voor het promoten van de stichting.
-
Website
-
Is in de lucht, notulen kunnen toegevoegd worden.
-
Mocht er in de toekomst promotiemateriaal beschikbaar komen, dan kunnen geïnteresseerden dit per e-mail bestellen.
-
Social media
-
1x per week social media.
-
1x per maand nieuwsbrief, met elke maand een nieuw aspect/verrassend nieuws.
-
Automatische overschrijvingen
-
Bij de bank is het mogelijk automatische incasso’s in te stellen.
-
Penningmeester zoekt de QR code uit.
-
Promoten van de stichting kan het beste eind mei (i.v.m. vakantiegeld), kerst en 13e maand.
-
Visitekaartjes is ook handig om te hebben.
-
Namen van bedrijven die doneren komen met een link op de website, maar niet op de homepagina.
-
Contact Kenia
-
Het is belangrijk om telefonisch duidelijk te maken dat wij in het eerste stadium zitten van het oprichten van de stichting.
-
Financieel zijn wij alleen nog in staat in de eerste levensbehoeftes van de kinderen in Kenia te voorzien.
-
De plannen die de contactpersoon heeft gestuurd zijn voor ons op dit moment te ambitieus.
-
Besloten is om op de volgende vergadering te bellen met de contactpersoon in Kenia.
-
Het is van belang transparant te blijven en met het hart naar elkaar te blijven luisteren.
-
Afronden oprichting
Het is niet gelukt om het eerste doel te behalen voor 16 juli 2020, namelijk het afronden van de fundamenten van de stichting. Het laatste wat hiervoor geregeld moet worden is de subsidieaanvraag, dit wordt na de vakantie afgerond.
Rondvraag
Zoals eerder in de vergadering is besproken is het belangrijk dat er goed gecommuniceerd wordt met de mensen in Kenia. Op dit moment is er het vermoeden dat er bepaalde verwachtingen zijn waar we niet aan kunnen voldoen.
De conclusie van het gesprek met het bestuur is dat we ons objectief moeten blijven opstellen en vooral met het hart moeten blijven luisteren.
We zullen in de toekomst waarschijnlijk tegen culturele verschillen aanlopen maar daarbij is het heel belangrijk dat we transparant blijven naar elkaar.
Vaststellen volgende vergadering
De volgende vergadering zal plaatsvinden op 12 juli 2020.
De locatie is waarschijnlijk de Medialoods in Nijkerk maar vanwege de maatregelen omtrent corona moet dat nog even nagevraagd worden.
Afsluiting
De vergadering wordt afgesloten met de wijze woorden van de voorzitter: ‘just be You’.
​
Vierde Vergadering:
​
Nijkerk 12 Juli 2020
Notulen stichting
Christians 4 Children
Aanwezig:
Jonathan Floor, penningmeester
Martijn Schoonhoven, voorzitter
Ayla van der Pols, secretaris
Opening
De opening wordt geleid door de voorzitter, dankzij de flexibiliteit van de Medialoods kunnen we weer in Nijkerk vergaderen.
Vaststellen van de agenda.
Wat punten zijn verschoven in de volgorde, i.v.m. het bellen van de contacten in Kenia.
Vaststellen Notulen 17 Mei.
De punten zijn doorgenomen en de meeste zijn uitgevoerd.
Het punt waarbij de bankzaken geregeld worden, zijn gewijzigd. Dit in verband met het veranderen van bank.
-
De bankrekening bij de N26BANK is geannuleerd en omgezet naar een rekening bij de Rabobank.
De notulen zijn goedgekeurd.
Ingekomen stukken
-
Brief uitleg subsidiebureau Emmeloord.
Dit stuk was ter kennisgeving over de gang van zaken met het aanvragen van een subsidie.
-
Documenten David.
Alle documenten zijn ook doorgegeven aan het subsidiebureau.
-
UBO formulieren.
Die zijn in bezit van de penningmeester en inmiddels goedgekeurd door de RABOBANK.
-
Plan van aanpak.
Is goedgekeurd door alle bestuursleden. Er zijn wat kleine wijzigingen gemaakt in de communicatiestijl om het plan wat meer professioneel neer te zetten.
Mededelingen
-
De voorzitter zou graag meer achtergrond informatie willen over het plan van aanpak voor de waterput. En dan met name over de aanbetaling die moet worden gedaan.
-
De vraag van de secretaris is, waarom het bedrag voor de pomp zoveel hoger is dan in bijvoorbeeld India, heeft dit te maken met de soort pomp?
Gesprek met contactpersonen in Kenia
Het gesprek verloopt gemoedelijk, voor het eerste gesprek van het een prettige kennismaking.
Het tehuis is in zeer slechte staat en de kinderen moeten ver lopen om toegang te krijgen tot water.
Helaas door de corona crisis hebben de contactpersonen geen inkomen meer.
In de evaluatie over het gesprek komt er uit dat de prioriteit op dit moment ligt bij het voorzien in geld voor voedsel, het uitzoeken van een mogelijkheid van een waterbron dicht bij het huis en de reperatie van het huis zelf.
-
In de volgende vergadering gaan we uitzoeken wat we kunnen doen met de watervoorziening.
-
Voor nu wordt er voor 5 maanden, elke maand 100,- euro overgemaakt zodat het tehuis de kinderen van eten kunnen voorzien.
Vergaderpunten
-
Subsidiebureau:
-
stand van zaken.
Stukken liggen bij het bureau en het is nu afwachten op antwoord.
Mondeling is toegezegd dat de subsidie geen probleem moet zijn.
-
Contactlegging is op14 juli, bel afspraak en afspraak maken
-
Rabobank:
-
Stand van zaken
-
Laatste papieren moeten worden ondertekend worden.
-
Bankpas moet nog binnenkomen.
-
-
Papieren ontvangen en tekenen
Zijn getekend.
-
Clubactie
-
Vanaf 1 September moet de stichting aangemeld worden bij de RABOBANK voor de clubactie.
-
Op de 2e zondag na de vakantiebreak, op 6 Sept. Gaan we de stichting promoten in de Family Church.
-
De stichting promoten op social media en in de omgeving zodat er gestemd kan worden.
-
Textiel bedrukken
-
Aanschaf machine.
De penningmeester gaan op onderzoek naar een goede machine.
-
Samenwerking Loft?
LOFT gaat akkoord.
-
Website:
-
Planning.
-
Notulen mogen op de website.
-
Tekstverwerking, een stukje introductie over onszelf.
-
Onder het kopje ‘projecten’ een verhaaltje van de contacten in Kenia plus foto’s.
-
Clubactie op de website.
-
PvA sponsoring/ verbinding
De voorzitter zou een plan van aanpak maken voor de sponsoren/acties en contacten met andere stichtingen.. Helaas is hij nog niet aan toe gekomen.
Dit komt op de agenda op de volgende agenda.
Rondvraag
-
We richten ons nu op het noodplan voor het tehuis in Kenia.
-
Onze prioriteit is nu geld binnen te brengen om verder hulp te bieden aan de kinderen.
-
De slogan van de stichting is :
‘wil je snel reizen, ga dan alleen.
Wil je ver komen ga dan samen.’
-
Een opmerking van de penningmeester;
Leg de druk niet te hoog voor jezelf en op elkaar.
We kunnen in ons eigen tempo de zaken op orde stellen.
-
Tip voor toekomstige donaties, donaties voor een container zodat er schoenendozen endergelijke naar Kenia kunnen verzonden worden.
Vaststellen volgende vergadering
De volgende vergadering zal plaatsvinden op 13 september 2020.
De locatie is waarschijnlijk de Medialoods in Nijkerk maar vanwege de maatregelen omtrent corona moet dat nog even nagevraagd worden.
Afsluiting
Voor het overzicht met betrekking tot het financiële plan voor Kenia, zou het handig zijn om verschillende doelen op te zetten.
Bijvoorbeeld 1 bedrag voor het huis, zodat we prioriteiten kunnen stellen.
​
Vijfde vergadering
Nijkerk 13 september 2020
Notulen stichting
Christians 4 Children
Aanwezig:
Jonathan Floor, penningmeester
Martijn Schoonhoven, voorzitter
Ayla van der Pols, secretaris
Opening.
Voorzitter opent de vergadering met gebed.
Vaststellen van de agenda.
Er zijn geen aanvullingen voor de agenda dus deze wordt vastgesteld.
Vaststellen Notulen 17 mei.
De notulen zijn goedgekeurd.
Ingekomen stukken.
-
Afwijzing van het subsidiebureau
Helaas valt de stichting niet onder de criteria van het subsidiebureau,
de hoofdzakelijke oorzaak van de afwijzing was onze doelgroep.
De conclusie is dat we helaas via subsidiebureaus geen hulp kunnen krijgen.
-
Documenten met sponsoracties.
De penningmeester heeft de doelen op papier gezet.
Dit zijn: * sponsorlopen *textiel bedrukken
* flessen inzamelen *machtigingskaarten
* christelijke evenementen *maandelijkse sponsoring
Het hoofddoel is inkomsten werven voor de doelgroep in Kenia, met de volgende subdoelen:
-
kinderen bewust maken van kinderen die leven in armoede: kinderen 4 kinderen.
-
Door middel van contact leggen, zorgen voor verbinding.
Mededelingen
-
De penningmeester heeft een aantal suggesties gekregen waar eventuele hulp geboden kan worden in het fondsen werven voor de stichting, te weten:
Familie Lindemans, TRIN, stichting TIMON
-
ACTIEPUNTEN:
-
QR-code koppelen aan de bankrekening.
-
Overleggen met de penningmeester LOFT over het aanschaffen van een drukapparaat.
-
Visitekaartjes maken.
-
Clubactie regelen.
-
Penningmeester en secretaris nemen contact op met stichtingen over de watertanks.
Vergaderpunten
-
Introductiestukje:
Een stukje schrijven met een foto van de bestuursleden.
De penningmeester zorgt voor foto’s van social media.
-
Plan van Aanpak sponsoring/verbinding
-
De voorzitter heeft een gesprek gepland met de voorzitter van de stichting ‘Rene’s kids center’. Deze stichting doet ook veel in de sportwereld en dat zou voor onze stichting een mooie mogelijkheid zijn om nieuwe contacten te maken.
-
Actually in action is ook een stichting waarmee de voorzitter contact op gaat nemen
-
Evaluatie donatie naar tehuis in Kenia
Het bedrag is enorm welkom en het tehuis kan het goed gebruiken.
Inmiddels is er eten, drinken en kleding van de maandelijkse donatie gekocht. De contactpersoon in Kenia houdt ons via de social media op de hoogte hoe het gaat met de kinderen.
-
Waterputten/tanks
Daarvoor moeten nieuwe contacten gemaakt worden, dit pakken de penningmeester en de secretaris verder op.
Rondvraag
Het vastzetten van de actiepunten.
Volgende datum vergadering vastzetten
Deze zetten we vast op 25 oktober 2020.
​
Zesde vergadering:
Nijkerk 08 November 2020
Notulen stichting
Christians 4 Children
Aanwezig:
Jonathan Floor, penningmeester
Martijn Schoonhoven, voorzitter
Ayla van der Pols, secretaris
Opening.
Voorzitter opent de vergadering met een welkom.
Vaststellen van de agenda.
Er zijn een aantal aanvullingen voor de agenda, dit wordt goedgekeurd dus de agenda kan worden vastgesteld.
Vaststellen Notulen 17 mei.
De notulen zijn goedgekeurd.
Ingekomen stukken.
-
Afwijzing van clubactie
Helaas valt de stichting niet onder de criteria van de clubactie van de RABOBANK,
de hoofdzakelijke oorzaak van de afwijzing was het feit dat de stichting geen plaatselijke hulp bied maar hulp in het buitenland. Het doel van de clubactie was het steunen van plaatselijke goede doelen.
-
plan met sponsoracties.
Dit plan zal nog worden toegestuurd door de penningmeester.
-
Plan van verbinding.
De voorzitter heeft een gesprek gehad met een contactpersoon, ook met een stichting in het buitenland. Hierbij hebben we tips en informatie ontvangen hoe de stichting C4C zich meer op de kaart kan zetten.
-
Wat opviel was dat veel punten al door de penningmeester in het plan met sponsoracties zijn opgenomen.
-
Een punt van aanpassing is de verbinding met andere kerken; dit is in combinatie met sportevenementen.
Mededelingen
-
Contact met andere donateurs.
De secretaris heeft contact opgenomen met verschillende andere donateurs van de stichting in Kenia.
-
Met 2 contactpersonen in Nederland is contact mee opgenomen maar nog geen response van ontvangen.
-
1 contactpersoon in Amerika heeft in begin 2020 een donatie actie opgezet, hiermee is geld opgehaald voor 2 slaapzalen voor de kinderen in Kenia.
-
Verdere donaties naar Kenia.
Halverwege 2020 is besloten het tehuis in Kenia te steunen met een financiële donatie per maand vanwege een tekort ter gevolgen van de corona crisis.
Na overleg is besloten deze donaties nog een half jaar voort te zetten, zodat de kinderen gegarandeerd in hun eerste levensbehoefte kunnen worden voorzien.
Vergaderpunten
-
Gesprek van penningmeester met leider van de Kerk.
Vanuit de kerk zelf kan geen financiële steun komen, wel kwamen er goede tips.
-
Doelen abstract neerzetten en visueel maken.
voorbeelden zijn; hoeveel geld is er nodig voor stenen, een dak enz.
Mensen hebben iets visueels nodig om een beeld te krijgen wat er gebeurd/wat de vorderingen zijn.
-
Automatische incasso’s regelen.
-
Kort promofilmpje maken.
-
Het uitzoeken van de waterputten
-
Secretaris.
Na wat rondvragen is de zoekactie uitgekomen bij een stichting NASF. Hierbij kan de contactpersoon in Kenia zelf aanvraag doen voor een watertank.
-
Penningmeester.
Heeft contact gehad met stichting Timon, helaas kunnen zij ons niet verder helpen met de watertanks.
-
Actiepunten doornemen.
-
Visitekaartjes
Deze kunnen pas geregeld worden als de QR-code is geregeld.
-
Kleding bedrukken
Dit wordt uitgesteld i.v.m. kosten.
-
Website & introductie stukjes.
De secretaris moet nog een stukje insturen.
Penningmeester zorgt voor de foto’s.
De website zelf is nu te lezen in het Nederlands en Engels.
-
Sponsor acties.
-
Flessenacties
Het bedrag is niet enorm, penningmeester en voorzitter nemen contact op met supermarkten voor evt. extra steun.
Rondvraag.
Er zijn geen vragen meer.
Wel nog wat tips voor het promoten van de stichting.
-
Doe waar je goed in bent/waar je talent ligt
Als op braderieën staan niet jou ding is, ga dan taarten bakken of zo.
-
Mensen willen graag wat terug.
Geef bij een bepaald bedrag aan donatie een sleutelhanger of iets dergelijks.
Geef mensen een bepaalde titel bijv. Engel.
Volgende datum vergadering vastzetten
-
Deze zetten we vast op 17 Januari 2021.
​​